’s-Hertogenbosch 2020. Het gemeentepersoneel werkte al een tijdje vanuit huis, en de gemeentesecretaris vond het hoog tijd om iedereen een hart onder de riem te steken. Wees gerust, zo vertelde hij in een vlog, het is prima als je overdag even niet bereikbaar bent. Ook tijdens officiële werkuren mag je dus even de deur uit voor een wandeling. “Een prima boodschap van een betrokken leidinggevende”, zegt Paul van Haaren van LIJV.

Van Haaren is senior trainer Duurzame Inzetbaarheid bij LIJV, en zijn klanten ervaren iedere dag de licht- en schaduwkanten van het thuiswerken. “Thuiswerken is een blijvertje”, zegt hij. “Na de coronacrisis is het niet de vraag of ‘werken op afstand’ toekomst heeft maar hoe je daar als werkgever mee omgaat. Het is belangrijk om de voordelen te zien, maar de uitdagingen zijn niet minder reëel. Hoe ondervang je deze? Bekijk het vanuit het perspectief van de organisatie, de leidinggevende en de individuele medewerker.”  

Organisatie

Om met dat organisatieniveau te beginnen: werkgevers zullen volgens Van Haaren op diverse manieren van het thuiswerken profiteren. “Om te beginnen kunnen ze in de komende jaren toe met veel minder vierkante meters kantoorruimte. Daarnaast kunnen ze enorm besparen op de reiskosten. Want die kilometers over asfalt en door de lucht zijn in de toekomst waarschijnlijk minder nodig. Tegelijkertijd zal de afstand tot je werk een kleinere rol gaan spelen. Dit jaar hebben we gezien hoe makkelijk het is om op afstand te werken, dus waarom zou je je bij het vervullen van een vacature beperken tot mensen binnen een straal van 100 km rond je bedrijf?”  

Een mogelijke uitdaging voor de organisatie is de productiviteit – al ligt dat minder simpel dan je misschien zou denken. “De angst van veel werkgevers, dat medewerkers thuis minder zouden presteren, is absoluut niet bewaarheid”, zegt Van Haaren. “Sterker nog, onder andere uit een publicatie in de Harvard Business Review blijkt dat thuiswerkers juist flink productiever zijn. Maar daar zit ook een risico: wanneer je medewerkers continu het gaspedaal ingedrukt houden, liggen werkstress en burn-outklachten op de loer. En dat vertaalt zich volgend jaar wellicht in een hoger ziekteverzuim.”  

Als je medewerkers vraagt hoe het gaat, vraag dan door. Vraag expliciet hoe je hen kunt ondersteunen

Leidinggevende

Daarmee komen we automatisch op de rol van de leidinggevende. Want volgens Van Haaren is het in tijden van thuiswerken lastiger om die rol goed te vervullen. “Die leidinggevende heeft nu minder grip en minder zicht. Op kantoor kwam je de medewerker in de wandelgangen tegen en kon je op een informele manier stimuleren: ‘Heb je die klus al af? Heb je daar misschien hulp bij nodig?’ Of je vroeg bij het koffiezetapparaat: ‘Hoe is het met je?’”  

Thuiswerken – of ‘Working From Anywhere’ – heeft natuurlijk invloed op de sociale omgeving van de medewerker. Werk en privé lopen door elkaar heen, en daar een balans in vinden, is een uitdaging. “De leidinggevende speelt daarbij een belangrijke rol”, zegt Van Haaren. “Hij heeft namelijk rechtstreeks invloed op het geluksniveau van zijn medewerker. De mens is immers een biologisch wezen. Je lichaam maakt ‘beloningsstofjes’ aan, ook tijdens je werk. Als een klus is geklaard, zorgt je lichaam dat je je goed voelt over jezelf. En heel belangrijk: de aanmaak van het ‘gelukshormoon’ serotonine wordt beïnvloed door de stijl van leidinggeven.”  

Maar voor de leidinggevenden kent thuiswerken ook voordelen. Van Haaren: “In een normale kantoorsituatie wordt hun deur altijd platgelopen. Iedereen komt langs met weer een ander probleem, iedereen heeft weer een andere lastige vraag. Maar als mensen thuiswerken, worden ze autonomer. Een sterk instrument voor de leidinggevende kan zijn om zijn medewerkers (nog) meer de vrijheid te geven om fouten te mogen maken. Als dat gebeurt, raakt het leren in een stroomversnelling.”  

Medewerker

Hierin zit ook het grote voordeel voor de medewerkers: zij kunnen zelfstandiger werken. Niet langer zitten ze in lawaaierige kantoortuinen. Niet langer staan ze te wachten op een vertraagde trein of zitten ze klem in de file. “Hun vrijheid is enorm toegenomen”, zegt Van Haaren. “Ze kunnen gewoon in hun thuiskloffie achter de computer kruipen. Tussen de middag lunchen ze met hun partner, en om een uur of vier kunnen ze een uurtje gaan sporten.”  

Maar hier stuiten we op een angel. Want dat sporten… dat schiet er wel eens bij in. “Thuis bewegen mensen over het algemeen minder”, zegt Van Haaren. “Ga maar na: op kantoor gingen ze tussen de middag altijd een wandelingetje maken met collega’s. En als het werk erop zat, liepen ze naar het station. Maar thuis is zo’n wandeling niet nodig, en mensen krijgen de neiging om almaar door te gaan. Dat zie je zelfs bij vergaderingen. Niet langer kuier je na die ene bespreking even naar het koffiezetapparaat, niet langer maak je daar even een praatje met een collega. In plaats daarvan klik je direct weer op een nieuwe Teamslink.”  

Oplossingen

Wat kan een organisatie doen om die uitdagingen het hoofd te bieden? Daarvoor gaan we allereerst terug naar de gemeentesecretaris in het begin van dit artikel. “Als mensen tijdens het thuiswerken een boodschap gaan doen, voelen ze zich vaak al schuldig”, vertelt Van Haaren. “Het is dus heel belangrijk dat de werkgever expliciet zegt dat je zulke pauzes mag nemen. Vooral ook omdat mensen na zo’n wandeling gewoon productiever zijn. We adviseren medewerkers bijvoorbeeld om een vast patroon aan te houden. Sta iedere dag op hetzelfde tijdstip op, kleed je aan alsof je gaat werken en maak een rondje door de wijk.”   Je team op afstand energiek en inzetbaar te houden vraagt volgens Van Haaren om andere vaardigheden. “Je kunt niet van leidinggevenden verwachten dat ze die van vandaag op morgen beheersen. Een training is echt geen overbodige luxe. We leren leidinggevenden om de juiste vragen te stellen.”