Sinds de invoering van de werkkostenregeling is het niet meer mogelijk om een onbelaste vergoeding te geven voor het inrichten van de werkruimte thuis. Het is enkel nog mogelijk om arbovoorzieningen ter beschikking te stellen aan de werknemer. Het gaat dan bijvoorbeeld om een bureau, bureaustoel of verlichting. Het vergoeden of verstrekken hiervan is onder de werkkostenregeling niet onbelast mogelijk. Er geldt overigens geen maximumbedrag meer voor deze voorzieningen.

Voorzieningen volgens de Arbowet

Bij een voorziening in de werkruimte van de werknemer moet de werkgever onderscheid maken in arbovoorzieningen en niet-arbovoorzieningen. Bij arbovoorzieningen gaat het om voorzieningen die voortvloeien uit de arbovoorschriften die passen binnen het arbeidsomstandighedenbeleid (Arbowet). Voor dit soort voorzieningen geldt het volgende:

• ter beschikking stellen (werkgever blijft de eigenaar). Het ter beschikking stellen van arbovoorzieningen in de werkruimte thuis is onbelast als:
  • die arbovoorzieningen samenhangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet;
  • de werknemer door die voorzieningen geen aanmerkelijke privébesparing heeft;
  • de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
  • de inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
    • de werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen. De werknemer heeft hiervoor een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel tot zijn beschikking,
    • in de werkruimte zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig.

• verstrekken (de werknemer wordt de eigenaar). Het verstrekken van arbovoorzieningen is belast;
• vergoeden (de werknemer is eigenaar). Het vergoeden van arbovoorzieningen is belast.

Noodzakelijkheidscriterium

Uiteraard zal uw werknemer ook behoefte hebben aan techniek. Hiervoor geldt in de meeste gevallen het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

1. de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
2. u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
3. uw werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Als uw werknemer de voorziening niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. U mag dit loonbestanddeel ook als eindheffingsloon aanwijzen. In het geval uw werknemer privévoordeel heeft van de voorziening, hoeft u dit voordeel niet tot het loon te rekenen. U mag wel een eigen bijdrage vragen als u uw werknemer laat kiezen voor een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening. De eigen bijdrage trekt u dan van het nettoloon af.

Tip : lees ook de whitepaper Thuiswerkbeleid: dit zijn de aandachtspunten

Noodzakelijk

‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat gebruik is daarbij niet doorslaggevend. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kunt u toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking en u dus kunt aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van uw werknemer, dan bent u hier ook financieel verantwoordelijk voor. Daarom komen de kosten van een noodzakelijke voorziening voor uw rekening. Denk hierbij dus aan onderhoudskosten en abonnementskosten.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Concreet betekent dit dat u als werkgever voor uw thuiswerkende werknemer computers en mobiele communicatiemiddelen kunt faciliteren zonder fiscale gevolgen op voorwaarde dat deze noodzakelijk zijn voor een goede uitoefening van de dienstbetrekking. Denk hierbij aan onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.

Vergoedingen en verstrekkingen

In het overzicht vindt u diverse vergoedingen en verstrekkingen die een rol spelen bij thuiswerken. Voor de werkkostenregeling is hierbij aangegeven welke vergoeding mogelijk is. Bedenk dat de werkkostenregeling ook nog de mogelijkheid biedt om via de fiscaal vrije ruimte, werknemers onbelast verstrekkingen en vergoedingen te verlenen. Deze ruimte kan worden gebruikt om kosten die niet onbelast kunnen worden vergoed alsnog te compenseren.

Vaste reiskostenvergoeding

Wanneer werknemers met hun eigen auto naar hun werk reizen hebben zij bij de meeste ondernemingen recht op een reiskostenvergoeding. Veelal wordt aangesloten bij het bedrag dat onbelast kan worden vergoed, te weten 19 cent p/km. Uiteraard is dit niet noodzakelijk. Voor de meeste werknemers geldt dat zij met enige regelmaat deze woonwerk-kilometers maken. Uitzonderingen daargelaten reizen zij iedere werkdag van hun woonplaats naar hun werkplek en vice versa. Voor dergelijke regelmatig reizende werknemers is het mogelijk een vaste reiskostenvergoeding in aanmerking te nemen. Dit voorkomt de noodzaak om iedere maand via declaraties de verreden kilometers te vergoeden. Welke invloed heeft thuiswerken hierop?

Vaste reiskostenvergoeding mag in 2020 blijven doorlopen

Vaste reiskostenvergoedingen mogen in het kader van de coronacrisis heel 2020 door blijven lopen. Tot 31 december mag de werkgever thuiswerkdagen nog als reisdagen aanmerken. Dat betekent dat alle reiskostenvergoedingen die op basis van het reispatroon voor 13 maart 2020 zijn vastgesteld tot 31 december 2020 mogen doorlopen. Maar op 1 januari 2021 vervalt die tijdelijke goedkeuring. Dat betekent dat werkgevers die de reiskostenvergoeding hebben laten doorlopen het reispatroon opnieuw in kaart moeten brengen.

214 reisdagen

Zoals gezegd is het fiscaal toegestaan om een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding te geven aan een werknemer. Uiteraard zijn hieraan voorwaarden verbonden. Allereerst dient de werknemer minimaal 36 weken per jaar naar zijn vaste werkplek te reizen. Is dit het geval dan mag u voor de vaste reiskostenvergoeding uitgaan van 214 reisdagen per jaar. Hierbij is reeds rekening gehouden met verlof en ziekte. Werkt de werknemer parttime, dan dient dit aantal naar evenredigheid te worden toegepast. Dus stel dat een werknemer fulltime werkt en op 17 kilometer enkele reis van zijn werk woont. Hij reist minimaal 36 weken per jaar naar zijn werk. Dan kunt u hem een vaste reiskostenvergoeding toekennen van 214 dagen x 17 km x 2 x 19 cent = 1.382,44 op jaarbasis. Per maand dus zo’n 115 euro. NB Uiteraard dient u gedurende het jaar de vaste reiskostenvergoeding wel aan te passen op het moment dat er zich wijzigingen voordoen. Bijvoorbeeld in het aantal werkdagen per week of de reisafstand (verhuizing).

Nacalculatie veelal niet nodig

Groot voordeel van een dergelijke vaste reiskostenvergoeding is dat het niet noodzakelijk is om achteraf te corrigeren voor de daadwerkelijk gereden kilometers. Dit scheelt een enorme administratieve rompslomp. Een nacalculatie is overigens wel noodzakelijk wanneer uw werknemer op meer dan 75 kilometer enkele reis van zijn werkplek woont. In dat geval dient er aan het einde van het kalenderjaar alsnog gekeken te worden of de betaalde vergoeding juist was. Hieruit voortvloeiende bovenmatige vergoedingen kunnen door de werknemer worden terugbetaald of dient u tot het belaste loon te rekenen. Wanneer er nog voldoende ruimte is kan dit (onder de werkkostenregeling) ook worden opgenomen in de vrije ruimte waarmee belastingheffing hierover kan worden voorkomen.

Zonder verlies vaste vergoeding

Heeft u te maken met werknemers die veelvuldig thuiswerken dan kunt u deze methode niet toepassen. Zij reizen immers niet altijd naar hun vaste werkplek maar werken soms vanuit thuis. Voor dergelijke gevallen is er een tweede methode toepasbaar. Deze regeling stelt dat voor de vaste kilometervergoeding uitgegaan mag worden van 214 reisdagen op voorwaarde dat de werknemer op minimaal 128 dagen per jaar daadwerkelijk naar zijn vaste werkplek reist. Dit biedt de werknemer de ruimte om tot maximaal twee dagen per week thuis te werken zonder verlies van zijn vaste reiskostenvergoeding. Ook in dit geval geldt dat wanneer uw werknemer parttime werkt, deze aantallen naar evenredigheid mogen worden toegepast.

Langdurige afwezigheid

En wat nu wanneer een werknemer ziek wordt? Of met vakantie gaat? Mag de vaste reiskostenvergoeding dan gewoon doorlopen? In beginsel wel, mits de afwezigheid niet te lang duurt. U mag de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin uw werknemer afwezig is. Als u langdurige afwezigheid van uw werknemer verwacht, mag u de vaste onbelaste reiskostenvergoeding alleen nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. Vervolgens stopt de vaste vergoeding. U mag de reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Kort samengevat

Het inrichten en qua techniek uitrusten van een werkplek is over het algemeen zonder fiscale gevolgen mogelijk. Echter, niet alle kosten van thuiswerken zijn te compenseren. Kosten van energie en consumpties, die in geval van werken op kantoor voor rekening komen van de werkgever, zijn niet onbelast te vergoeden. Wel kan ervoor worden gekozen deze of via het belaste loon te compenseren dan wel door gebruikt te maken van de vrije ruimte. Uiteraard moet er in het laatste geval nog wel voldoende vrije ruimte beschikbaar zijn.

Willem van Kasteren
Drs. W.H. van Kasteren is zelfstandig belastingadviseur (willem@wvk-advies.nl)

Volg het actuele nieuws over de fiscale aspecten van thuiswerken op cmweb.nl